Het licentiebeheerprogramma wordt door stafmedewerkers van Dogsports.nl gebruikt om licenties te verwerken.
In de financiële administratie worden beperkt gegevens vastgelegd van hondenscholen ten behoeve van de facturatie.
In het adressenbestand met gegevens van de vrijwilligers liggen naam- en contactgegevens van de vrijwilligers vast. Tevens worden gegevens in vastgelegd ten behoeve van verzekering van de Dogsports.nl en zijn enkele gegevens hiervan opgenomen in de financiële administratie ten behoeve van uitbetalingen van declaraties.
Of een gegeven ook voorkomt in de financiële administratie is in dit document aangegeven met een * in de kolom FA achter het gegeven.
Sponoren van Dogsports.nl wordt de mogelijkheid geboden eenmaal per jaar een mailing te versturen naar aangesloten leden. Hiervoor worden uitdrukkelijk geen persoonsgegevens gedeeld met de sponsor. De mailing wordt verstuurd door Dogsports.nl.
Contactgegevens
Indien u meer informatie wenst over de gegevensverwerking, kunt u contact opnemen met:
Iris Willems (Secretaris Dogsports.nl)
iris@Dogsports.nl
Vastgelegde gegevens
Licentie
Een licentie bestaat uit een aantal gegevens:
Hondenschoolnummer – Persoonsnummer – Hondnummer – Discipline.
Hiertoe zijn de volgende gegevens vastgelegd.
Hondenschool
| FA | ||
| Nummer | * | Automatisch gegenereerd nummer van de hondenschool |
| Naam | * | Naam van de hondenschool |
| Plaats | * | Plaats waar de hondenschool is gevestigd |
Persoon
| Voornaam | Voornaam van de loper |
| Tussenvoegsel | Tussenvoegsel van de loper |
| Achternaam | Achternaam van de loper |
| Woonplaats | Woonplaats van de loper |
| E-mail van de loper | |
| Geboortedatum | Geboortedatum van de loper |
Honden
| Roepnaam | De roepnaam van de hond | |
| Ras | Ras van de hond | |
| Schofthoogte | Schofthoogte van de hond | Bepaalt in welke hoogte-klasse de hond dient uit te komen |
| Geboortedatum | Geboortedatum van de hond | Zorgt ervoor dat te jonge honden geen licentie aan kunnen vragen |
| Chipnummer | Uniek chipnummer van de hond |
Vrijwilligers
| FA | |||
| Voornaam | * | Voornaam van de vrijwilliger | |
| Tussenvoegsel | * | Tussenvoegsel van de vrijwilliger | |
| Achternaam | * | Achternaam van de vrijwilliger | |
| Straat | * | Straat van de vrijwilliger | |
| Huisnummer | * | Huisnummer van de vrijwilliger | |
| Postcode | * | Postcode van de vrijwilliger | |
| Plaats | * | Plaats van de vrijwilliger | |
| Telefoonnummer | Telefoonnummer van de vrijwilliger | ||
| E-mailadres | * | E-mailadres van de vrijwilliger | |
| Geboortedatum | Geboortedatum van de vrijwilliger | Tbv verzekering | |
| Discipline | Discipline waarvoor de vrijwilliger actief is | ||
| Functie | Functie van de vrijwilliger | ||
| Datum in functie | * | Datum van aanvang diensten | |
| Datum uit functie | * | Datum beëindiging functie |
Hoe komen we aan gegevens?
We ontvangen gegevens wanneer personen zich aanmelden bij Dogsports.nl om een licentie aan te vragen. De gegevens van de vrijwilliger ontvangen wij via een online aanmeldformulier.
Wat is het doel van de verwerking?
We verwerken de gegevens om een relatie met de persoon aan te gaan. Nadat de gegevens zijn verwerkt kan de betrokkene deelnemen aan evenementen van de Dogsports.nl en kan de vrijwilliger diensten uitvoeren namens de Dogsports.nl.
Bijzondere persoonsgegevens
In het licentiebeheerprogramma worden geen bijzondere persoonsgegevens[1] verwerkt.
Toegang tot gegevens
Toegang tot de bij Vastgelegde gegevens genoemde gegevens is gelimiteerd tot de hieronder genoemde personen/functies. Tot de gegevens is alleen toegang te verkrijgen door middel van gebruikersnaam en wachtwoord. Tot de financiële administratie is alleen toegang te verkrijgen middels twee staps verificatie.
Licentiebeheerder
De licentiebeheerder heeft toegang tot alle eerder genoemde gegevens. Dit ten behoeve van het verwerken van licenties.
Wedstrijdsecretariaat
Het wedstrijdsecretariaat verwerkt de uitslagen op de wedstrijden. Hiervoor heeft hij toegang tot het gehele systeem met daarbij alle geregistreerde gegevens zoals weergegeven in het hoofdstuk Vastgelegde gegevens.
Penningmeester
Ten behoeve van de financiële administratie heeft de penningmeester van de Dogsports.nl toegang tot de gegevens waar “FA” achter staat. In het licentiebeheerprogramma kan de penningmeester alle geregistreerde gegevens zien in verband met facturatie.
Bewaartermijnen
Personen
Gegevens met betrekking tot personen blijven tot maximaal 5 jaar na beëindiging an de licentie in het licentiebeheersysteem en financiële administratie bewaard. Gegevens van vrijwilligers blijven tot maximaal 10 jaar na beëindiging van de functie bewaard.
Gegevens ten behoeve van financiële administratie
De gegevens ten behoeve van de financiële administratie blijven (zoals wettelijk bepaald) minimaal 7 jaar bewaard.
Rechten van betrokkenen
Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) krijgen mensen meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen als hun persoonsgegevens worden verwerkt. Hun bestaande privacyrechten worden uitgebreid.[2]
Als u gebruik wilt maken van uw rechten, kunt u contact opnemen met de contactpersoon van de Dogsports.nl (zie Contactgegevens).
Recht op dataportabiliteit
Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) krijgen mensen het recht op dataportabiliteit, oftewel overdraagbaarheid van persoonsgegevens.
In de AVG (artikel 20) heet dit het ‘recht om gegevens over te dragen’. Het houdt in dat mensen het recht hebben om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft.
Zo kunnen zij hun gegevens bijvoorbeeld makkelijk doorgeven aan een andere leverancier van dezelfde soort dienst. Ook kunnen mensen vragen om gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie.
Welke gegevens vallen onder het recht van dataportabiliteit?
Het gaat hierbij alleen om digitale gegevens. Papieren dossiers vallen er niet onder. Daarnaast gaat het om persoonsgegevens die een organisatie óf met toestemming van de betrokkene verwerkt óf om een overeenkomst met de betrokkene uit te voeren.
Onder gegevens die een organisatie verwerkt om een overeenkomst uit te voeren, vallen bijvoorbeeld ook de titels van boeken die iemand in een webwinkel heeft gekocht of de liedjes die diegene heeft beluisterd via een muziekstreamingdienst.
Recht op vergetelheid
In Artikel 17 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is het zogeheten recht op vergetelheid opgenomen. Dit recht houdt in dat organisaties in een aantal gevallen persoonsgegevens moeten wissen als een betrokkene (diegene van wie de organisatie gegevens verwerkt) erom vraagt.
Voorwaarden recht op vergetelheid
Het recht op vergetelheid geldt niet altijd. Alleen in de volgende situaties is het recht op vergetelheid van toepassing:
Niet meer nodig
De organisatie heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor de organisatie ze heeft verzameld of waarvoor de organisatie ze verwerkt.
Intrekken toestemming
De betrokkene heeft eerder (uitdrukkelijke) toestemming gegeven aan de organisatie voor het gebruik van zijn gegevens, maar trekt die toestemming nu in.
Bezwaar
De betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking. Er geldt op grond van artikel 21 van de AVG een absoluut recht van bezwaar tegen direct marketing. En een relatief recht van bezwaar als de rechten van de betrokkene zwaarder wegen dan het belang van de organisatie om de persoonsgegevens te verwerken.
Onrechtmatige verwerking
De organisatie verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig. Bijvoorbeeld omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking.
Wettelijk bepaalde bewaartermijn
De organisatie is wettelijk verplicht om de gegevens na bepaalde tijd te wissen.
Kinderen
De betrokkene is jonger dan 16 jaar en de persoonsgegevens zijn verzameld via een app of website (‘dienst van de informatiemaatschappij’).
Recht op inzage
Dit is het recht van mensen om de persoonsgegevens die u van hen verwerkt in te zien.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft mensen meer zeggenschap over hun persoonsgegevens. Ze hebben het recht om de organisatie te vragen welke gegevens de organisatie van hen heeft. Ze mogen de organisatie ook vragen deze gegevens in te zien. In de AVG (artikel 15) staat dit recht beschreven als ‘recht op inzage’.
Bij inzageverzoeken moet de organisatie ook laten weten:
- Waarom de organisatie bepaalde gegevens verwerkt.
- Welke soorten persoonsgegevens de organisatie verzamelt.
- Indien van toepassing: aan welke organisaties de organisatie de persoonsgegevens doorgeeft. Dit geldt ook voor gegevens die de organisatie doorgeeft aan organisaties in andere landen of aan internationale organisaties.
- Hoe lang de organisatie de persoonsgegevens bewaart.
- Welke privacyrechten mensen hebben: het recht om hun persoonsgegevens te laten wijzigen, aanvullen of wissen, om u te vragen om minder persoonsgegevens te verwerken en om bezwaar te maken als de organisatie hun persoonsgegevens verwerkt.
- Dat mensen het recht hebben om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Indien van toepassing: van welke organisatie de organisatie persoonsgegevens heeft ontvangen als de organisatie deze niet zelf heeft verzameld bij de betrokken personen.
- Indien van toepassing: op basis van welke logica de organisatie een geautomatiseerd besluit over iemand neemt.
Recht op rectificatie en aanvulling
Het recht om de persoonsgegevens die de organisatie verwerkt te wijzigen.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft mensen het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen. Of om hun persoonsgegevens aan te vullen. In de AVG (artikel 16) staat dit recht beschreven als ‘recht op rectificatie’.
De organisatie is er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens die de organisatie verwerkt juist zijn. En dat de organisatie deze gegevens actualiseert als dat nodig is.
Zijn persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor de organisatie die verwerkt, onjuist? Dan is de organisatie verplicht om alle redelijke maatregelen te nemen om die gegevens te rectificeren of aan te vullen. Dus ook als iemand de organisatie erop wijst dat zijn gegevens niet kloppen. Of onvolledig zijn.
Recht op beperking van de verwerking
Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft mensen in bepaalde situaties het recht op beperking van het gebruik van hun gegevens. In de AVG (artikel 18) staat dit recht omschreven als het ‘recht op beperking van de verwerking’.
Criteria recht op beperking van de verwerking
Het recht op beperking van de verwerking geldt in situaties die voldoen aan een van de volgende criteria:
Gegevens zijn mogelijk onjuist
Geeft iemand aan dat de Dogsports.nl onjuiste persoonsgegevens gebruikt? Dan mag de Dogsports.nl deze gegevens niet gebruiken zolang de Dogsports.nl nog niet heeft gecontroleerd of de gegevens wel kloppen.
De verwerking is onrechtmatig
De Dogsports.nl mag bepaalde gegevens niet verwerken, maar de betrokkene wil niet dat de Dogsports.nl de gegevens wist. Bijvoorbeeld omdat hij de gegevens later nog wil opvragen.
Gegevens zijn niet meer nodig
De Dogsports.nl heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor de Dogsports.nl ze heeft verzameld. Maar de betrokkene heeft de persoonsgegevens nog wel nodig voor een rechtsvordering. Bijvoorbeeld een juridische procedure waarbij hij betrokken is.
Betrokkene maakt bezwaar
Maakt iemand bezwaar tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens? Dan moet de Dogsports.nl stoppen met deze gegevens te verwerken. Tenzij de Dogsports.nl dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene. Zo lang nog niet duidelijk is of de Dogsports.nl gronden zwaarder wegen, mag de Dogsports.nl de gegevens niet verwerken.
Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten.
De Dogsports.nl doet niet aan profilering op basis van vastgelegde gegevens.
Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking
Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. Mocht u bezwaar willen maken kunt u een mail sturen naar secretariaat (zie Contactgegevens ).
[1] Zoals bepaald door Autoriteit Persoonsgegevens